כוונה להתקשרות

מהות ההתקשרות:

המחלקה לתרבות חרדית במשרד החינוך תומכת בגופים המבצעים שיעורי תורה והרצאות בתחום התרבות היהודית. על פעילויות אלו מתבצעת בקרה בשטח. היום הפרויקט נתמך באמצעות מערכת מידע אינטרנטית, אליה מוזנות כל בקשות התמיכה לפעילויות הנ"ל והבקרה עליהן. מדובר בסביבות 1.5 מיליון פעילויות המופעלות ע"י כ- 25 עמותות. המחלקה העלתה דרישות לצורך התאמת התוכנה. הפעילויות העיקריות במערכת א. היחידה לתרבות חרדית מגדירה בכל שנה את העמותות הפעילות. ב. העמותות מגישות בקשה לתמיכה באמצעות תכנית עבודה שנתית. בתכנית העבודה השנתית העמותה מפרטת את:  המגידים נותני השיעורים שהן מעסיקות ואת התעודות של מגיד הנותן שיעור מורכב. למגיד המעביר שיעור מורכב מצרפים קובץ סרוק עם התעודות המתאימות.  פעילויות )שיעורי תורה והרצאות( אותן הן מתכננות לבצע בשנה הקרובה. ג. היחידה בודקת את המגידים והפעילויות. ד. היחידה מעדכנת את סכום התקציב ממנו ישולם לעמותות. ה. רו"ח בודק תנאי סף של הפעילויות ומחשב את הפעילויות והניקוד לצורך חלוקת התקציב. התקציב מחולק בסך הנקודות. ו. במהלך השנה היחידה מבצעת ביקורות שטח על פעילויות שאושרו לעמותה ומדווחת את ממצאי הביקורת. העמותה רשאית להגיב על ממצאים אלו. לעתים היחידה מבצעת ביקורת חוזרת. ז. לקראת החציון השני של השנה, העמותה יכולה לעדכן את הפעילויות להמשך השנה. עדכון זה מתבצע על פעילויות קיימות ולא ניתן להוסיף באמצע השנה פעילויות חדשות. כן ניתן לפצל שיעור כפול )בן 90 דקות( לשני שיעורים בני 45 דקות כל אחד. ח. במהלך השנה, אם מסיבות שונות שיעור לא יתקיים העמותה תדווח עליו אי ביצוע. אי ביצוע מתייחס לאי קיום של שיעור אחד או מספר שיעורים רצופים, החלפת מגיד נותן השיעור. ט. המגיד והעמותה מאשרים בחתימתם דו"ח ביצוע של שיעורים שניתנו. י. בסוף כל רבעון ובסוף כל שנה העמותה מעבירה ליחידה דו"חות חתומים לרבעון/לכל השנה המופקים מהמערכת, ובהם: דו"ח מסכם לתקופה החתום ע"י מנהל העמותה ורו"ח מטעמה. הדו"ח מפרט את משרד: משרד החינוך יחידה מזמינה: המחלקה לתרבות חרדית תאריך חוות דעת: 03.09.2023 X שם ההוראה: בחינת קיומם של ספקים ומיזמים פרק ראשי: התקשרויות ורכישות מספר הוראה: 7.8.2 פרק משני: פטור ממכרז מהדורה: 02 בתוקף מיום: 01.01.2010 עמוד 2 מתוך 4 http://takam.mof.gov.il כל השיעורים שלא בוצעו ושדווח עליהם אי ביצוע, וכן דו"ח ביצוע כספי המתאר לתקופה את הפעילות הנתמכת. יא. בסוף השנה המערכת מחשבת את מספר השיעורים )בכל פעילות( שבוצעו בפועל - לאחר הפחתת שיעורים שלא בוצעו – ומחשבת את הניקוד מחדש וקובעת את התמיכה הסופית לשנה זו. על פי התמיכה הסופית יבוצע התשלום לעמותה עבור שיעורים שאושרו ובוצעו. בחישוב זה ייתכן קיזוז של עודף תשלום ששולם לעמותה. היחידה משלמת בסוף השנה עד 95% מהתקציב. 5% הנותרים ישולמו/יקוזזו במהלך ינואר של השנה הבאה. לקראת תחילת שנה חדשה המערכת מבצעת העתקה של פעילויות משנה נוכחית לשנה הבאה והעמותות מתאימות את הפעילויות לשנה החדשה. הגורמים הפועלים במערכת א. היחידה לתרבות חרדית ונציגיה כולל פיקוח ובקרה ב. עמותות ג. בקרים – מטעם היחידה או ספק אחר המהווה זרוע ביצוע של היחידה לעניין זה ד. רואה חשבון המהווה את זרוע הביצוע של היחידה לתרבות חרדית לבקרה כלכלית